Når arrangementet ditt er avsluttet er det tid for evaluering. Og i likhet med alle andre aktiviteter tilknyttet arrangementet er dette noe som bør være planlagt og tilrettelagt i god tid. Det er nemlig viktig at evalueringen skjer så raskt som mulig etter arrangementet, mens deltagerne fortsatt husker hva de var fornøyd med og hva som fungerte mindre bra.
Og ikke minst før hverdagen tar dem og arrangementet ditt havner langt bak i bevisstheten deres.
Derfor bør du ha laget ferdig spørreundersøkelsen din på forhånd, slik at den sendes ut til deltakerne så snart de er ute av døren og samtidig med at stoler stables vekk og alt materiell pakkes ned og kjøres bort.
Det er bedre å sende ut et elektronisk spørreskjema enn å dele ut lapper som skal samles inn ved utgangen. Når arrangementet er over er deltakerne opptatt av å komme seg raskest mulig hjem, og svarene du får inn blir derfor lett overfladiske – eller i verste fall helt fraværende. I tillegg vil elektroniske skjemaer spare deg for jobben med skrifttyding og inntasting i ettertid.
Når du utformer spørreskjemaet bør du passe på å bare ta med det vesentlige som det er viktig for deg å få vite noe om. Er skjemaet for langt risikerer du at deltakerne går lei og enten ikke svarer skikkelig på de siste spørsmålene eller til og med avbryter hele undersøkelsen uten å sende inn.
Sørg for at alle spørsmålene har tilstrekkelig med svaralternativer slik at alle har mulighet for å svare noe de kan stå inne for, og avslutt gjerne med et fritekstfelt der deltakerne kan få sagt det de synes er viktig – mens som du kanskje ikke har tenkt på.
I tillegg kan det være smart å benytte anledningen til å knytte en tettere kontakt med deltakeren, for eksempel oppfordre til å bli abonnent på deres nyhetsbrev, melde sin interesse for senere arrangementer eller å ta kontakt med dere dersom de har spørsmål eller ytterligere kommentarer.
