Føler du noen ganger at det kan være vanskelig å få medlemmene til å lytte og ta action på mailene dine?
Dette er noe jeg selv har opplevd mange ganger, og det skyldes nok at vi alle blir oversvømmet av informasjon og ting vi må ta stilling til, snarere enn vond vilje fra medlemmenes side.
Når jeg har tatt opp dette med egne mailmottakere innrømmer mange også at de faller av og ikke leser mailen helt til slutt dersom mailen er for lang.
Dermed blir det viktig for oss hvordan vi utformer mailene våre for å sikre at mottakerne får med seg nødvendig informasjon.
1. Sørg for at den viktigste informasjonen – og den du trenger feedback på kommer aller først i mailen, gjerne i den første setningen du skriver.
2. Skriv også tydelig at dette er noe du ønsker at de responderer på, og når du må ha svaret.
3. Ikke skriv lange mailer! Jo lenger mail, dess flere vil falle av og ikke lese hele mailen.
Er det noe det er viktig for deg å utdype så gjør det lenger ned i mailen, etter at all nødvendig info er kommet klart frem.
4. Bruk godt med linjeskift og mellomrom for å øke lesbarheten på mailen
5. Gi mailen en beskrivende tittel slik at det er lett å søke etter den i innboksen til mottakeren dersom de ønsker å finne tilbake til den. «Viktig info», «Informasjon fra lederen» - eller bare «Hei» er ikke noe som er særlig søkbart.
Selv liker jeg også å starte alle mailer med navnet på koret først i emnefeltet slik at det skal være enkelt å sortere de ut fra annen mail.
For eksempel «KORETMITT: Semesteravgift for vårsemestret» eller «KORETMITT: Reiserute for turen til STEDET i mai»