Årsmøtet er jo det møtet der alle medlemmene har mulighet for å være med på å påvirke ting som organisering og drift av koret, og er det ene superformelle møtet som skal avholdes i løpet av året.
Vedtektene har gjerne en egen paragraf som omhandler dette møtet og gir regler for alt fra hvordan innkallingen skal skje til hva som skal stå på sakslisten.
Frister
Oftest finner man også tidsfrister for når innkallingen og sakspapirene skal sendes ut.
Dette er de vanligste fristene:
🔹️Møteinnkalling - 3 uker før årsmøtet
🔹️Frist for medlemmene til å sende inn saker de ønsker at årsmøtet skal behandle - 2 uker før årsmøtet
🔹️Utsendelse av sakspapirer - 1 uke før årsmøtet
I tillegg kan vedtektene inneholde frist for når selve årsmøtet senest skal være avholdt.
Dersom styret oversitter noen av disse fristene kan dere risikere at innkallingen ikke blir kjent gyldig og at årsmøtet ikke kan gjennomføres som planlagt.
Sakspapirer
Selv om vedtektene sier at sakspapirene skal være sendt ut for eksempel en uke før årsmøtet står det oftest ikke hvilke sakspapirer det er snakk om.
Og om du ikke har gjort dette tidligere vet du da kanskje ikke hvilke papirer du skal sende ut.
Et godt utgangspunkt kan være:
✔Styrets årsberetning
✔Regnskap for foregående år
✔Budsjett for inneværende år
✔Sakspapirer til innkomne saker/saker styret ønsker å legge frem.
✔Arbeidsprogram for året - og evt på lenger sikt
✔Valgkomiteens innstilling
Ved å sende ut disse papirene på forhånd vil medlemmene kunne sette seg inn i sakene på forhånd, eventuelle uklarheter kan ryddes av veien og gjennomføringen av møtet vil gå raskere.