Dersom du skal arrangere en stor konferanse med flere hundre deltakere eller kick-off for hele bedriften vil du sikkert henvende deg til en eventplanlegger for å få hjelp til arrangementet.
Men dersom det er snakk om en ledersamling eller om det bare er avdelingen som skal reise bort på en workshop tenker du kanskje at du kan stå for alle forberedelser selv?
Og det kan du sikkert! Men det vil uansett gå på bekostning av annet arbeid du heller kunne ha gjort – eller sårt tiltrengt fritid. Om dere er mange eller få er flere av forberedelsene akkurat de samme:
Du må finne frem til en lokasjon for møtet, sjekke ledig kapasitet og innhente tilbud
Du må følge opp kommunikasjonen med hotellet eller konferansestedet underveis og sørge for at de får nødvendig informasjon om deltakere, agenda og tidspunkter for pauser, matservering og lignende, at møterom og fasiliteter er på plass og slik du ønsker det osv
Du må kanskje sjekke ut transportmuligheter og legge en plan for reisen til og fra konferansestedet
Du må sette opp en agenda og kjøreplan for møtet
Og du må sørge for at alle deltakerne får nødvendig informasjon; Både om det faglige innholdet og om alle praktiske detaljer
Kanskje det kunne vært godt å få litt avlastning selv om det ‘bare’ er snakk om et lite møte? For Diafan er intet oppdrag for lite, og jeg fungerer gjerne som din assistent og hjelper deg med det du ønsker hjelp til!
