Å jobbe med arrangementer handler ikke bare om møter og konferanser. Å planlegge kulturarrangementer innebærer mange av de samme forberedelsene – i tillegg til noen mer spesielle som bare gjelder den typen arrangementer.
Sist torsdag var det premiere på musikalen ‘A Christmas Carol’ som jeg medvirker i. Og siden jeg fortsatt befinner meg i musikal-boblen tenkte jeg at jeg i dag ville skrive litt om det å sette opp en musikal og hvilket arbeid det medfører på det organisatoriske planet.
I årets musikal har jeg ‘bare’ vært med på scenen – i tillegg til at jeg har hatt ansvar for økonomi, weboppdateringer samt bidratt til å lage kulisser. Men i oppsettingen ensemblet hadde for to år siden var jeg prosjektleder, og i flere tidligere produksjoner har jeg sittet som styreleder.
Dermed vet jeg vet mye om hvilket kjempeløft av et arrangement en musikaloppsetning er, og hvordan det er helt avgjørende med et dyktig team der alle trekker i samme retning og er med på å gjøre hverandre gode. – Akkurat som ved et hvilket som helst annet arrangement.
Den kunstneriske biten med instruksjon og innstudering av sang, dans og regi er kanskje det de fleste tenker på når man snakker om musikaloppsetninger.
Men for at man skal kunne selge billetter og vise frem et ferdig produkt er det veldig mye mer som også må på plass:
Det må forhandles frem avtaler med eksterne leverandører som musikere, lys, lyd, danseinstruksjon etc
Inngås avtale med kulturhus om leie av lokaler og nødvendige fasiliteter
Utarbeides budsjett – og ikke minst følge opp budsjettet underveis
Legges en markedsføringsstrategi, sette opp en annonseplan, innhente sponsorinntekter og kommunisere med medier
Sørges for nødvendig informasjon til alle involverte i prosjektet slik at alle vet hva som forventes av dem til enhver tid – både på og bak scenen
Kommunikasjon og informasjon til publikum samt ha et fungerende billettsystem på plass
Sørge for bemanning av støttefunksjoner. For en musikal kan det f.eks dreie seg om hjelp til hår og sminke, følgespott på scenen eller kafebemanning til pausesalg
Følge opp arbeidsgrupper og fremdrift innen kulisser, kostymer, markedsføring og sponsoraktiviteter
Listen kan gjøres mye lenger, og som man ser er veldig mange av de bakenforliggende aktivitetene de samme som for et hvilket som helst annet arrangement;
Det må skaffes lokaler, avtaler med underleverandører må på plass, alle involverte må få riktig og tilstrekkelig informasjon og ikke minst; Arrangementet må nå ut til publikum!
